Kurz gesagt: X83 ist die Angebotsaufforderung — das unbepreiste Leistungsverzeichnis, das der Bieter von der Vergabestelle erhält. X84 ist die Angebotsabgabe — der Bieter trägt seine Preise ein und reicht die Datei zurück. Der Zuschlag wird anschließend als X86 übermittelt. Eine Verwechslung kann zur Ablehnung Ihres Angebots führen. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, den korrekten Einsatz und die häufigsten Fehler in der Praxis.
GAEB-Formate im Kontext: Der Vergabeprozess
Um X83 und X84 zu verstehen, muss man den Vergabeprozess kennen. Der GAEB-Standard bildet den gesamten Ablauf in Dateiformaten ab: X81 enthält das Leistungsverzeichnis ohne Preise — die LV-Übergabe, etwa vom Planer an die ausschreibende Stelle. X82 ist der Kostenanschlag — ein bepreistes LV vor der förmlichen Angebotsphase. X83 ist die Angebotsaufforderung — das unbepreiste LV, das die Vergabestelle den Bietern übergibt. X84 ist die Angebotsabgabe — der Bieter trägt seine Preise ein und reicht die Datei zurück. X85 transportiert Nebenangebote, X86 den Zuschlag bzw. die Auftragserteilung. Jedes Format hat eine definierte Rolle im Prozess. X83 und X84 stehen dabei an der kritischsten Stelle: dem Übergang von der Preisanfrage zum verbindlichen Angebot.
X83: Die Angebotsaufforderung
Die X83-Datei ist die Angebotsaufforderung: das unbepreiste Leistungsverzeichnis, das die Vergabestelle über die eVergabe-Plattform bereitstellt. Der Bieter importiert die Datei in seine Kalkulations- oder AVA-Software, prüft Struktur und Mengen und trägt seine Einheitspreise ein. Die Struktur des LV ist dabei bindend — Positionen dürfen weder hinzugefügt noch gelöscht werden. Technisch basiert X83 auf dem GAEB DA XML 3.x-Standard — einem XML-Schema, das die Datenstruktur exakt vorgibt.
X84: Die Angebotsabgabe
Die X84-Datei ist das elektronische Angebot: das Leistungsverzeichnis mit den vom Bieter eingetragenen Einheitspreisen, Gesamtpreisen und gegebenenfalls Zuschlägen. Der Bieter erstellt die X84-Datei aus der erhaltenen Angebotsaufforderung (X83) und reicht sie über die Vergabeplattform ein. Die Datei ist maschinenlesbar und ermöglicht der Vergabestelle den automatischen Preisvergleich aller eingegangenen Angebote. Der Auftrag selbst kommt später als X86 — diese Datei erstellt der Bieter nicht, er empfängt sie.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
Fehler 1: Die unbepreiste X83 statt der bepreisten X84 einreichen. Kommt häufiger vor als man denkt — besonders wenn Dateien umbenannt werden. Vergabestellen lehnen falsch formatierte Abgaben ab. Fehler 2: Das X84 mit abweichender GAEB-Version erstellen. Wenn die Angebotsaufforderung auf GAEB DA XML 3.3 basiert, muss das Angebot ebenfalls in dieser Version abgegeben werden. Versionskonflikte führen zu Importfehlern. Fehler 3: Preise mit dem Texteditor in die Datei schreiben. GAEB-Dateien sollten nicht manuell bearbeitet werden. Die XML-Struktur ist empfindlich — ein falsches Zeichen kann die gesamte Datei unbrauchbar machen. Fehler 4: Positionen im X84 verändern. Das Leistungsverzeichnis der Vergabestelle ist bindend. Positionen hinzufügen, löschen oder umstrukturieren führt zum Angebotsausschluss.
Ältere GAEB-Formate: DA81, DA83, P83
Neben den aktuellen XML-Formaten (X81-X86) existieren ältere GAEB-Versionen, die in der Praxis noch vorkommen. DA81 und DA83 basieren auf dem älteren ASCII-Format (GAEB 90 / GAEB 2000). Die Phasenlogik ist über alle Generationen identisch: D83 bzw. P83 sind die Angebotsaufforderung der älteren Generationen, die bepreiste Rückgabe erfolgt als D84 bzw. P84 — das moderne Pendant ist X83/X84. Manche Vergabestellen und ältere AVA-Programme arbeiten noch mit diesen Formaten. Moderne Software sollte beide Welten beherrschen — sowohl die alten DA-Formate als auch die aktuellen XML-Varianten. Bei der Angebotsabgabe gilt: Immer das Format verwenden, das die Vergabestelle vorgibt.
GAEB-Dateien automatisch analysieren
Unabhängig vom Format — ob X83, X84, DA83 oder P83 — die eigentliche Herausforderung ist nicht das Öffnen der Datei, sondern das Verstehen ihres Inhalts. Ein Leistungsverzeichnis mit 500+ Positionen manuell zu bewerten, dauert Stunden. KI-gestützte Analyse kann die inhaltliche Bewertung beschleunigen: Welche Positionen sind kritisch? Wo stecken Risiken? Fehlen Positionen, die technisch erforderlich sind? Das funktioniert formatübergreifend — ob das LV als GAEB-Datei, PDF oder Word-Dokument vorliegt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen GAEB X83 und X84?▾
Wofür wird die GAEB-X81-Datei verwendet?▾
Was bedeutet GAEB X86?▾
Wie öffne ich eine GAEB-Datei?▾
Fazit
X83 = die Angebotsaufforderung, die Sie von der Vergabestelle erhalten. X84 = Ihre bepreiste Angebotsabgabe an die Vergabestelle. Verwechslungen vermeiden, Versionskonsistenz sicherstellen, keine manuelle XML-Manipulation — das sind die drei wichtigsten Regeln im Umgang mit GAEB-Angebotsformaten.