Strukturiert arbeiten. Lückenlos dokumentieren.
50 Leitfäden zu Arbeitsschritten deutscher Vergabestellen — Eignungsprüfung, Preisprüfung, Wertung, Vergabevermerk und Verfahrensarten. Keine Rechtsberatung, sondern Workflow-Unterstützung durch prüfr.
Die folgenden Seiten beschreiben, wie prüfr Arbeitsschritte in deutschen Vergabestellen strukturiert unterstützt. Jeder Leitfaden fokussiert einen konkreten Arbeitsablauf — von der Eignungsprüfung über die Preis- und Angebotsbewertung bis zur Dokumentation des Vergabevermerks.
Die Seiten ersetzen keine Rechtsberatung und enthalten keine rechtliche Interpretation. Die Entscheidung und rechtliche Bewertung verbleibt bei Ihrer Vergabestelle und Ihrer Vergaberechtsabteilung.
Eignungsprüfung
Prüfung der Bieterqualifikation strukturiert dokumentieren.
Ein typischer Arbeitsschritt für Vergabestellen: Eingehende Angebote gegen die definierten Eignungskriterien prüfen und die Prüfung lückenlos dokumentieren.
Die Prüfung möglicher Ausschlussgründe gehört zu den frühen Arbeitsschritten im Bewertungsprozess. prüfr unterstützt die strukturierte Dokumentation dieser Prüfung.
Referenzen sind ein zentraler Bestandteil der Eignungsprüfung. prüfr strukturiert die Dokumentation der eingereichten Referenzen; die Bewertung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.
Die Prüfung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit gehört zur Eignungsprüfung. prüfr strukturiert die Dokumentation der eingereichten Nachweise.
Die Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist Teil der Eignungsprüfung. prüfr unterstützt die strukturierte Dokumentation.
Bietergemeinschaften sind ein häufiger Fall in der Eignungsprüfung. prüfr strukturiert die Erfassung der gemeinschaftlichen Angaben.
Wenn ein Bieter sich auf die Kapazitäten eines dritten Unternehmens stützt, spricht man von Eignungsleihe. prüfr erfasst diese Konstellationen strukturiert.
Wenn ein Bieter Maßnahmen zur Selbstreinigung darlegt, gehört deren Erfassung und Dokumentation zur Eignungsprüfung.
Angaben zu Unterauftragnehmern gehören zur Eignungsprüfung und zur Ausführungsphase. prüfr strukturiert die Erfassung.
Unvollständige Angebote sind ein häufiger Fall. prüfr strukturiert den Workflow rund um Nachforderungen und Rückfragen.
Preisprüfung
Preise vergleichen, Auffälligkeiten erkennen, Aufklärung dokumentieren.
Auffällig niedrige Angebote sind ein sensibler Bereich der Angebotsprüfung. prüfr strukturiert die Dokumentation der Aufklärung.
Auffällige Preisstrukturen in einzelnen Positionen können auf Mischkalkulation hindeuten. prüfr unterstützt die Identifikation solcher Muster.
Aufklärungsschreiben sind ein häufiger Bestandteil der Angebotsprüfung. prüfr unterstützt mit strukturierten Entwürfen.
Der strukturierte Preisvergleich ist Grundlage jeder Angebotsbewertung. prüfr erzeugt ihn nachvollziehbar und vollständig protokolliert.
Die rechnerische Prüfung aufsummiert Positionen, vergleicht Rabatte und identifiziert Fehler. prüfr führt diese Schritte strukturiert aus.
Die fachliche Prüfung vergleicht das Angebot mit den Leistungsanforderungen. prüfr unterstützt mit strukturierten Prüfpunkten.
Die Prüfung der Angemessenheit von Preisen gehört zur Angebotsprüfung. prüfr strukturiert die Dokumentation dieses Arbeitsschritts.
Wenn Kalkulationen vorgelegt werden, erfordert deren Nachvollziehen eine strukturierte Herangehensweise. prüfr unterstützt die Dokumentation.
Positionen mit auffällig verschobenen Preisanteilen können Hinweise auf Spekulation enthalten. prüfr markiert die Verteilung.
Die Ermittlung des voraussichtlichen Auftragswerts ist Basis jeder Schwellenwert-Einordnung und der Verfahrensart. prüfr strukturiert die Schätzgrundlagen und Dokumentation.
Die Einordnung eines Auftrags oberhalb oder unterhalb der EU-Schwellenwerte entscheidet über das anwendbare Vergaberecht und die Verfahrensart.
Wertung
Zuschlagskriterien gewichten, Punkte begründen, Kommissionen organisieren.
Die Wertungsmatrix bildet die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung ab. prüfr setzt die Matrix im Bewertungsprozess strukturiert um.
Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird vorab bekannt gemacht. prüfr bildet die Gewichtungen im Verfahren ab.
Qualitative Kriterien erfordern nachvollziehbare Begründungen. prüfr strukturiert den Bewertungsprozess.
Eine Punktevergabe ohne Begründung ist schwer nachvollziehbar. prüfr erzwingt je Einzelbewertung einen Begründungstext mit Quellenbezug.
Wenn mehrere Personen bewerten, braucht es klare Zuständigkeiten und Protokollierung. prüfr bildet Kommissionsarbeit strukturiert ab.
Nebenangebote erfordern eine transparente Bewertung gegen die Hauptangebote. prüfr stellt beide strukturiert gegenüber.
Losweise Vergaben erfordern eine saubere Trennung in Prüfung und Wertung. prüfr führt alle Arbeitsschritte je Los getrennt.
Lebenszykluskosten können ein Wertungskriterium sein. prüfr strukturiert die Erfassung der Kostenkomponenten.
Nachhaltigkeit ist ein zunehmend häufiges Wertungskriterium. prüfr bildet die Kriterien in der Matrix ab.
Der Abgleich zwischen Gesamtpreis und Summe der Einzelpreise deckt Rechenfehler oder Widersprüche auf. prüfr führt den Abgleich automatisch durch.
Vergabevermerk
Nachvollziehbare Dokumentation mit Vier-Augen-Prinzip.
Der Vergabevermerk fasst das Verfahren nachvollziehbar zusammen. prüfr baut ihn aus den laufenden Bewertungsschritten auf.
Der Vergabevermerk enthält eine Reihe üblicher Pflichtangaben. prüfr führt diese Struktur lückenlos.
Das Vier-Augen-Prinzip trennt Auswertung und Freigabe. In prüfr ist diese Trennung standardmäßig aktiv.
Die Archivierung erfolgt nach internen Richtlinien Ihrer Vergabestelle. prüfr liefert die Exporte strukturiert und lückenlos.
Eine nachvollziehbare Bewertung verweist auf konkrete Stellen der Angebotsunterlagen. prüfr erfasst diese Quellennachweise strukturiert.
Die digitale Akte fasst alle Dokumente eines Verfahrens zusammen. prüfr hält sie nach den Arbeitsschritten konsistent.
Der Abschluss eines Verfahrens umfasst Zuschlag, Benachrichtigungen und Archivierung. prüfr führt diese Schritte koordiniert.
Die Zuschlagsentscheidung ist der zentrale Abschluss des Verfahrens. prüfr dokumentiert sie mit allen Bezügen.
Absageschreiben sind Teil der Informationspflichten im Verfahren. prüfr erzeugt Entwürfe auf Basis der Wertungsergebnisse.
Jede wesentliche Entscheidung im Verfahren wird begründet. prüfr strukturiert die Begründungen und verbindet sie mit Quellen.
Oberhalb der EU-Schwelle werden unterlegene Bieter vor Zuschlag informiert (§ 134 GWB). prüfr strukturiert die Erstellung je Empfänger und markiert die Wartefrist.
Eine Rüge gemäß § 160 GWB kann vor und während der Wartefrist eingehen. prüfr strukturiert Eingang, Bearbeitung und Antwort.
Ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer erfordert geordnete Unterlagen und einen klaren Kommunikations-Thread. prüfr strukturiert die Begleitung.
Eine Aufhebung kann während eines laufenden Verfahrens erforderlich werden. prüfr strukturiert Begründung, Kommunikation und Archivierung.
Verfahrensart
Strukturierte Durchführung unterschiedlicher Verfahrensarten.
Im offenen Verfahren gehen oft viele Angebote ein. prüfr strukturiert die Bewertung konsistent.
Das nicht offene Verfahren hat zwei Phasen: Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase. prüfr bildet beide strukturiert ab.
Das Verhandlungsverfahren erlaubt Gespräche mit Bietern. prüfr dokumentiert Verhandlungsrunden nachvollziehbar.
Die Innovationspartnerschaft verbindet Entwicklung und Beschaffung. prüfr dokumentiert beide Phasen.
Der wettbewerbliche Dialog erlaubt vertiefte Abstimmungen vor der Angebotsabgabe. prüfr dokumentiert den Ablauf.
Rahmenvereinbarungen bündeln künftige Einzelabrufe. prüfr dokumentiert sowohl den Abschluss als auch spätere Abrufe.
Im dynamischen Beschaffungssystem können Bieter laufend aufgenommen werden. prüfr dokumentiert Zulauf und Einzelvergaben.
Die elektronische Auktion folgt in der Regel auf eine erste Angebotsrunde. prüfr dokumentiert die Rahmen und das Ergebnis.
Direktvergaben unter bestimmten Wertgrenzen sind eine häufige Verfahrensart. prüfr strukturiert die Dokumentation.
Die beschränkte Ausschreibung arbeitet mit einer ausgewählten Bieterliste. prüfr unterstützt die strukturierte Prüfung.
Die Bekanntmachung ist der öffentliche Startpunkt eines Vergabeverfahrens. prüfr strukturiert die Pflichtangaben je Veröffentlichungsweg.
Die Leistungsbeschreibung ist Herzstück der Vergabeunterlagen. prüfr strukturiert Inhalte, Versionen und Konsistenz mit Bekanntmachung und LV.
Angebots- und Teilnahmefristen hängen von Verfahrensart und Übermittlungsweg ab. prüfr strukturiert die Planung und prüft Mindestfristen.
Während der Angebotsphase stellen Bieter Fragen zu den Unterlagen. prüfr strukturiert Eingang, Prüfung und Antwort — anonymisiert für alle Bieter.
Werden Bekanntmachung oder Unterlagen geändert, erfolgt dies als Korrigendum. prüfr strukturiert Änderungspunkte und Versand.
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden Angebote formal geöffnet. prüfr strukturiert das Protokoll, Vollständigkeit und Freigabe.
Die Losaufteilung ist im GWB als Grundsatz verankert. prüfr strukturiert die Aufteilung oder begründet eine Zusammenfassung.
CPV-Codes klassifizieren die ausgeschriebene Leistung EU-weit. prüfr schlägt Codes vor und protokolliert die Zuordnung.
Das GWB verankert die Mittelstandsförderung als Ziel. prüfr hilft, Vergabeunterlagen entsprechend zu strukturieren.
prüfr mitgestalten
prüfr ist ein MVP und offen für erste Pilot- und Designpartner. Ein 30-minütiges Gespräch klärt, ob es zu Ihrer Bewertungsarbeit passt — ohne in die rechtliche Prüfung einzugreifen.
KI strukturiert. Mensch entscheidet.