Ein mittelständisches Unternehmen mit aktivem Ausschreibungsgeschäft sichtet im Jahr weit mehr Ausschreibungen, als es kalkulieren kann. Den Zuschlag erhält es nur bei einem Teil der abgegebenen Angebote. Das bedeutet: Für jedes gewonnene Projekt entsteht mehrfach Kalkulationsaufwand, der keinen Ertrag bringt. Und bei jeder kalkulierten Ausschreibung stellt sich im Nachhinein die Frage, ob die Zeit nicht besser in ein anderes Projekt investiert gewesen wäre. Der Schlüssel zur Verbesserung liegt nicht darin, mehr zu kalkulieren, sondern besser zu filtern. Tender Screening – also die systematische Vorprüfung, bevor die Kalkulation beginnt – ist der effektivste Hebel für eine bessere Angebotskalkulation. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihren Screening-Prozess strukturieren und welche fünf Fragen dabei den größten Unterschied machen.
Der Zeitfresser: Warum so viel Kalkulationsaufwand verpufft
In vielen Unternehmen fehlt ein formalisierter Screening-Prozess. Ausschreibungen werden gesichtet, und die Entscheidung, ob kalkuliert wird, fällt schnell – oft basierend auf dem Bauchgefühl des Vertriebs oder der Geschäftsführung. 'Das passt zu uns', 'Den Auftraggeber kennen wir', 'Das Volumen stimmt' – solche Einschätzungen sind nicht falsch, aber sie sind unvollständig. Was dabei regelmäßig übersehen wird: die vertraglichen Rahmenbedingungen, die Terminvorgaben im Verhältnis zur aktuellen Auslastung, die technische Komplexität im Detail, die strategische Passung über den Einzelauftrag hinaus. Das Ergebnis ist eine Angebotskalkulation, die effizienter sein könnte – nicht durch schnelleres Kalkulieren, sondern durch klügeres Filtern. Wer nur die passenden Projekte kalkuliert, kalkuliert besser — weil mehr Zeit und Aufmerksamkeit pro verbleibendem Angebot zur Verfügung stehen.
Screening vs. Vollkalkulation: Warum die Reihenfolge entscheidet
Screening und Kalkulation verfolgen unterschiedliche Ziele und erfordern unterschiedliche Ressourcen. Das Screening beantwortet eine einzige Frage: Sollen wir dieses Projekt kalkulieren? Die Kalkulation beantwortet eine andere Frage: Zu welchem Preis können wir dieses Projekt anbieten? Das Problem entsteht, wenn diese beiden Schritte vermischt werden. Sobald ein Kalkulator beginnt, Mengen zu prüfen und Preise zu ermitteln, entsteht eine Investition an Zeit und Aufmerksamkeit, die nur ungern abgeschrieben wird. Der sogenannte Sunk-Cost-Bias führt dazu, dass Angebote abgegeben werden, obwohl die Risikobewertung eigentlich dagegen spricht. Ein Screening beantwortet eine einzige Frage, eine vollständige Kalkulation erfordert den gesamten Angebotsapparat. Das Verhältnis macht deutlich: Screening ist die effizienteste Phase im gesamten Angebotsprozess. Jede Stunde, die in besseres Screening investiert wird, fließt nicht in die Kalkulation eines Projekts, das Sie ohnehin nicht gewinnen. Mehr zum strukturierten Bewertungsprozess finden Sie in unserem Artikel unter /de/blog/ausschreibung-risikobewertung-systematisch.
5 Screening-Fragen, die jedes Team vor der Kalkulation stellen sollte
Frage 1: Passt die Ausschreibung zu unserer strategischen Ausrichtung? Nicht jedes Projekt, das ein Unternehmen technisch abwickeln kann, sollte es auch annehmen. Stärkt das Projekt die gewünschte Marktposition? Baut es Referenzen in einem strategisch wichtigen Bereich auf? Oder bindet es Kapazitäten in einem Segment, das eigentlich nicht mehr im Fokus steht? Frage 2: Sind die Vertragsbedingungen akzeptabel? Prüfen Sie die wesentlichen vertraglichen Rahmenbedingungen, bevor Sie in die technische Detailprüfung einsteigen. Vertragsstrafen, Nachtragsregelungen, Gewährleistungsfristen, Preisgleitklauseln – gibt es Deal-Breaker? Für VOB-basierte Ausschreibungen finden Sie eine detaillierte Prüfcheckliste unter /de/blog/vob-ausschreibung-risiken-erkennen. Frage 3: Sind die Terminvorgaben mit unserer aktuellen Kapazität vereinbar? Eine realistische Einschätzung der verfügbaren Kapazitäten im geplanten Ausführungszeitraum ist entscheidend. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur eigene Ressourcen, sondern auch die Verfügbarkeit von Nachunternehmern und Lieferanten. Frage 4: Ist die erreichbare Marge im Verhältnis zum Risiko attraktiv? Eine grobe Margenabschätzung auf Basis vergleichbarer Projekte – noch ohne Detailkalkulation – gibt einen ersten Indikator. Setzen Sie diese Einschätzung ins Verhältnis zu den identifizierten Risiken: Rechtfertigt die erwartbare Marge den Aufwand und das Risiko? Frage 5: Haben wir einen erkennbaren Wettbewerbsvorteil? Ein Angebot ohne erkennbaren Wettbewerbsvorteil – sei es Preis, Erfahrung, Referenzen, Nähe zum Projekt oder Beziehung zum Auftraggeber – hat eine geringe Zuschlagswahrscheinlichkeit. Investieren Sie Ihre Kalkulationskapazität in Projekte, bei denen Sie realistische Chancen haben. Diese fünf Fragen decken die wesentlichen Dimensionen unserer 5-Linsen-Analyse ab, die wir unter /de/blog/fuenf-linsen-analyse-ausschreibungen im Detail beschreiben.
Wie KI-basiertes Screening in der Praxis funktioniert
KI-gestütztes Tender Screening automatisiert die zeitaufwändigsten Teile des Screening-Prozesses – insbesondere die Analyse der Vertragsbedingungen und die Identifikation von Risikoindikatoren in den Ausschreibungsunterlagen. Der Prozess funktioniert in drei Schritten: Erstens werden die Ausschreibungsunterlagen – Leistungsverzeichnis, Vertragsbedingungen, technische Spezifikationen – erfasst und strukturiert analysiert. Dabei werden verschiedene Dokumentformate verarbeitet, einschließlich GAEB-Dateien, die im Bauwesen Standard sind. Mehr zu GAEB-Formaten finden Sie unter /de/blog/gaeb-dateien-verstehen-leitfaden. Zweitens gleicht die KI die identifizierten Informationen gegen bekannte Risikomuster ab: Abweichungen von Standardvertragsbedingungen, unübliche Klauseln, fehlende Regelungen, unrealistische Vorgaben. Drittens wird eine strukturierte Risikoübersicht erstellt, die die Ergebnisse entlang der vier Risikodimensionen – strategisch, finanziell, operativ, vertraglich – aufbereitet. Die Angebotskalkulation wird so effizienter, weil das Team seine Energie auf die Projekte konzentriert, die durch das Screening als geeignet identifiziert wurden. Im Demo-Termin unter /de/demo-anfragen sehen Sie diesen Screening-Prozess live an einer Ihrer Ausschreibungen ablaufen.
Wie strukturiertes Screening die Trefferquote verbessert
Stellen Sie sich ein mittelständisches Tiefbauunternehmen vor, das viele Ausschreibungen sichtet und trotzdem eine niedrige Zuschlagsquote hat. Mit einem strukturierten Screening-Prozess, gestützt auf eine KI-basierte Dokumentenanalyse, verschiebt sich das Bild an drei Stellen: Erstens wird jede Ausschreibung bewertet, bevor Kalkulationsressourcen freigegeben werden. Zweitens sind die Screening-Kriterien explizit formuliert und an den eigenen Stärken ausgerichtet, nicht am Bauchgefühl des Tages. Drittens werden Vertragsbedingungen und Risikoindikatoren systematisch geprüft statt überflogen. Was sich daraus ergibt: weniger, aber besser ausgewählte Angebote; eine höhere Zuschlagsquote, weil die Kapazität auf gewinnbare Projekte konzentriert wird; und mehr Kalkulationstiefe für die Projekte, die tatsächlich bearbeitet werden. Hinzu kommt ein Effekt, der sich schwer beziffern lässt: Kalkulatoren arbeiten an Ausschreibungen, bei denen das Unternehmen eine realistische Chance hat — das verändert die Stimmung im Team.
Häufige Fragen zum Tender Screening
Besteht nicht die Gefahr, dass gute Projekte durch das Screening fallen?▾
Wie etabliert man einen Screening-Prozess im Team?▾
Welche Ausschreibungen brauchen kein ausführliches Screening?▾
Fazit
Die Verbesserung der Trefferquote bei Ausschreibungen beginnt nicht mit besserer Kalkulation, sondern mit besserem Screening. Fünf strukturierte Fragen, konsequent angewendet, trennen die passenden Projekte von denen, die nur auf den ersten Blick attraktiv wirken. Das Ergebnis: weniger Kalkulationsaufwand, eine höhere Zuschlagsquote und mehr Zeit für die Projekte, die wirklich zum Unternehmen passen. KI-gestützte Werkzeuge machen diesen Prozess zusätzlich schneller und konsistenter – aber der entscheidende Faktor ist die Disziplin, vor der Kalkulation systematisch zu bewerten.