Vergabestellen-Leitfaden · Vergabevermerk

Digitale Aktenführung strukturieren

Die digitale Akte fasst alle Dokumente eines Verfahrens zusammen. prüfr hält sie nach den Arbeitsschritten konsistent.

Stand: 2026-04

Kontext

Die Führung der Akte erfolgt nach internen Richtlinien und den einschlägigen Vorschriften. prüfr ist ein eigenständiges System; die Ablage in Ihren bestehenden Systemen verantwortet Ihre Organisation.

Was Ihr Team entscheidet

Menschliche Hoheit

  • Welche Dokumente in welchem System geführt werden
  • Wie die Ablage strukturiert wird
  • Wie Fristen nachgehalten werden
Wie prüfr unterstützt

Tool-Beitrag

  • Bündel aller prüfr-Artefakte je Verfahren
  • Export in strukturiertem Format
  • Metadaten für Archiv- und DMS-Systeme
  • Protokoll aller Aktionen

Workflow-Ablauf

  1. 1

    Akte anlegen

    Das Verfahren wird in prüfr angelegt.

  2. 2

    Arbeitsschritte

    Prüfungen und Vermerke werden strukturiert erfasst.

  3. 3

    Export

    Das Bündel wird an Ihr DMS übergeben.

Häufige Fragen

Wie kommen die Unterlagen in unser DMS?

prüfr gibt die Akte in gängigen Dateiformaten aus; die Ablage im DMS erfolgt durch Ihre Organisation.

Offizielle Quellen

Für rechtliche Detailfragen wenden Sie sich an Ihr Vergaberechts-Team oder an die folgenden offiziellen Stellen:

VgV (gesetze-im-internet.de)

Diese Seite beschreibt, wie prüfr Arbeitsabläufe in Vergabestellen unterstützt. Sie ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine juristische Prüfung einzelner Sachverhalte. Für rechtliche Fragen wenden Sie sich an Ihr Vergaberechts-Team oder an eine externe Fachberatung. Die Entscheidung und rechtliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.

prüfr mitgestalten

prüfr ist ein MVP und offen für erste Pilot- und Designpartner. Ein 30-minütiges Gespräch klärt, ob es zu Ihrer Vergabestelle passt — ohne in die rechtliche Prüfung einzugreifen.

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